Patrick de Jong, Feel Flex
SharePoint is het platform van Microsoft waarmee u eenvoudig en snel een omgeving kunt opzetten voor samenwerking en informatie uitwisseling. Zo kunnen uw medewerkers beter, sneller en slimmer werken. De komst van Microsoft SharePoint Online maakt het product nu ook heel bereikbaar voor het midden- en kleinbedrijf.
De basis van een SharePoint site is vaak een documentenbibliotheek. Daarin worden documenten opgeslagen zodat ze kunnen worden geraadpleegd en bewerkt door geautoriseerde personen. Ook kunnen forums, enquêtes, taken en agenda’s worden aangemaakt. Doel is hierbij dat informatie op de juiste manier met de juiste personen gedeeld kan worden. Werkstromen kunnen logica toevoegen in de volgorde waarop medewerkers een document, formulier of actie reviseren of goedkeuren.
Dat klinkt nogal algemeen maar met wat voorbeelden gaan we dit concreter maken.
Een personeelsportaal bijvoorbeeld, is de plaats waar (ISO-)handboeken en procedures, het bedrijfsreglement, de CAO, een formulier voor verlofaanvragen, ziek- en betermeldingen, digitale werkroosters en digitale urenbriefjes gevonden en bijgewerkt worden, of waar werknemers digitaal een declaratie kunnen doen van gemaakte kosten. Ook een “smoelenboek” is eenvoudig op te zetten.
Een portaal voor bedrijfsmiddelen geeft uw personeelsleden van verschillende vestigingen de kans een beamer, vergaderzaal of auto te reserveren of een storing te melden aan een apparaat. Ook kantoorartikelen kunnen op deze manier besteld worden. De aanvraag komt automatisch ter beoordeling bij een manager terecht.
Wisselt u bestanden uit met externe partijen zoals onderaannemers, leveranciers of klanten? Een SharePoint portaal biedt iedereen de mogelijkheid bestanden, ook oude versies, snel te vinden. In combinatie met Office 2010 kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document werken! Bestanden in een SharePoint site worden geïndexeerd en zijn daarmee veel sneller terug te vinden dan in een bestaande opslagstructuur op de server.
Een projectportaal zorgt dat alle betrokkenen bij een project hun informatie kunnen plaatsen en opzoeken. Projectbeschrijvingen, tekeningen en bestekken, projectplanningen, digitale urenbriefjes, materiaalbestellingen: alles is terug te vinden op een centrale locatie.
Met SharePoint is het ook mogelijk een volledige website op te zetten die eventueel gekoppeld is aan een database. Voorbeelden hiervan zijn: www.autorai.nl en www.huishoudbeurs.nl.
SharePoint werkt zeer nauw samen met de bestaande Microsoft Office producten zoals Outlook, Word en Excel waardoor de gebruikerservaring heel goed aansluit bij het gebruik van die producten.
Bent u geïnteresseerd in wat SharePoint voor u en uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
